Dalam dunia penelitian yang dinamis, publikasi ilmiah merupakan puncak dari kerja keras dan dedikasi. Agar hasil penelitian Anda dapat diterima dan dipublikasikan di jurnal bereputasi, penyajiannya harus memenuhi standar yang ketat. Salah satu langkah krusial dalam proses ini adalah menyiapkan naskah paper jurnal Anda sesuai dengan format yang diminta oleh jurnal target. Seringkali, para peneliti memulai pekerjaan mereka dengan dokumen Word biasa, dan kemudian harus mentransformasikannya menjadi template paper jurnal yang sesuai. Artikel ini akan membahas secara mendalam bagaimana mengubah dokumen Word biasa menjadi template paper jurnal yang profesional, efektif, dan siap untuk diserahkan, dengan fokus pada berbagai aspek teknis dan konseptual.
Mengapa Template Paper Jurnal Penting?
Sebelum kita masuk ke langkah-langkah praktis, mari pahami mengapa penggunaan template paper jurnal itu fundamental:
- Konsistensi dan Keterbacaan: Template memastikan bahwa semua paper dalam satu jurnal memiliki tampilan yang seragam. Ini memudahkan pembaca untuk menavigasi, menemukan informasi penting, dan membandingkan penelitian.
- Memenuhi Persyaratan Jurnal: Setiap jurnal memiliki pedoman gaya (style guide) yang spesifik mengenai format, margin, jenis huruf, ukuran huruf, penomoran halaman, dan struktur. Mengikuti template jurnal berarti Anda telah mematuhi persyaratan ini.
- Efisiensi Waktu: Dengan memulai dari template, Anda tidak perlu lagi memformat ulang seluruh dokumen dari awal setiap kali Anda ingin mengirimkan paper ke jurnal yang berbeda. Ini menghemat waktu dan mengurangi potensi kesalahan.
- Profesionalisme: Paper yang diformat dengan baik memberikan kesan profesional dan menunjukkan keseriusan Anda sebagai peneliti.
Langkah-Langkah Mengubah Dokumen Word Menjadi Template Paper Jurnal
Proses ini dapat dibagi menjadi beberapa tahap utama, mulai dari persiapan awal hingga detail format yang spesifik.
Tahap 1: Persiapan Awal Dokumen Word Anda
Sebelum Anda mulai mengadaptasi dokumen Anda ke template jurnal, pastikan dokumen Word Anda dalam keadaan yang terorganisir dengan baik.
- Struktur Konten yang Jelas: Pastikan paper Anda sudah memiliki struktur logis yang umum dalam paper ilmiah: Abstrak, Pendahuluan, Tinjauan Pustaka, Metodologi, Hasil, Pembahasan, Kesimpulan, dan Daftar Pustaka. Jika belum, segera atur konten Anda sesuai dengan bagian-bagian ini.
- Gunakan Gaya Judul (Heading Styles): Ini adalah salah satu fitur terpenting di Word. Alih-alih memformat judul dan subjudul secara manual (misalnya, menebalkan, mengubah ukuran huruf), gunakan fitur "Styles" di tab "Home". Buat gaya kustom untuk "Heading 1" (untuk judul bagian utama seperti Pendahuluan), "Heading 2" (untuk sub-bagian), dan seterusnya. Ini akan sangat membantu dalam pembuatan daftar isi otomatis dan penataan dokumen secara keseluruhan.
- Penomoran Bagian Otomatis (Multilevel List): Jika jurnal Anda memerlukan penomoran bagian (misalnya, 1. Pendahuluan, 1.1. Latar Belakang), gunakan fitur "Multilevel List" yang terintegrasi dengan gaya judul Anda. Ini memastikan penomoran yang konsisten dan akurat.
Tahap 2: Memahami dan Mengunduh Template Jurnal Target
Langkah paling krusial adalah mendapatkan template dari jurnal yang Anda tuju.
- Identifikasi Jurnal Target: Tentukan jurnal mana yang paling sesuai dengan topik penelitian Anda.
- Cari Bagian "Author Guidelines" atau "Submission Instructions": Kunjungi situs web jurnal tersebut dan cari bagian yang ditujukan untuk penulis. Biasanya ada tautan ke "Author Guidelines," "Instructions for Authors," "Manuscript Preparation," atau sejenisnya.
- Unduh Template: Sebagian besar jurnal menyediakan template siap pakai dalam format Word (.docx) atau LaTeX. Unduh template Word jika tersedia. Jika tidak ada template spesifik, Anda harus menyusun formatnya sendiri berdasarkan pedoman gaya yang mereka berikan.
Tahap 3: Mengadaptasi Dokumen Anda ke Template Jurnal
Setelah Anda memiliki template jurnal, mulailah mengintegrasikan konten Anda ke dalamnya.
-
Salin dan Tempel Konten (dengan hati-hati):
- Buka dokumen Word Anda yang berisi konten paper dan buka juga template jurnal di jendela terpisah.
- Mulailah dengan menyalin bagian-bagian teks (paragraf demi paragraf atau bagian demi bagian) dari dokumen Anda ke dalam template jurnal.
- Penting: Saat menyalin, gunakan opsi "Paste Special" atau "Keep Source Formatting" (jika opsi tersedia dan sesuai) atau lebih baik lagi, gunakan opsi "Merge Formatting" atau "Keep Text Only" lalu terapkan gaya dari template. Jika Anda hanya melakukan paste biasa, format dari dokumen asli Anda mungkin akan "menghancurkan" format template.
- Jika Anda menggunakan gaya judul yang sudah diatur sebelumnya di dokumen asli, Anda mungkin perlu menyelaraskannya dengan gaya judul yang ada di template jurnal. Kadang-kadang, gaya judul template akan otomatis mengambil alih, tetapi terkadang Anda perlu sedikit penyesuaian.
-
Format Teks Utama (Body Text):
- Jenis Huruf (Font): Template jurnal akan menentukan jenis huruf (misalnya, Times New Roman, Arial, Calibri) dan ukurannya (misalnya, 11pt, 12pt). Pastikan seluruh teks utama Anda menggunakan jenis huruf dan ukuran yang sama sesuai template.
- Spasi (Line Spacing): Periksa apakah jurnal menginginkan spasi tunggal, 1.5, atau ganda. Terapkan ini ke seluruh teks utama Anda.
- Paragraf: Perhatikan apakah jurnal menginginkan inden pada paragraf pertama atau spasi antar paragraf. Sesuaikan pengaturan paragraf Anda (tab "Paragraph" di tab "Home").
- Margin: Template jurnal biasanya sudah mengatur margin yang benar (misalnya, 1 inci atau 2.54 cm di semua sisi). Periksa ini di tab "Layout" -> "Margins."
-
Format Judul dan Sub
- Pastikan setiap judul bagian utama (Heading 1) dan sub-bagian (Heading 2, dst.) di dokumen Anda menggunakan gaya yang telah ditentukan dalam template jurnal. Jika Anda menyalin dan menempel teks yang sudah diformat dengan gaya judul dari dokumen asli, Anda mungkin perlu memilih ulang gaya judul yang sesuai dari template.
- Perhatikan penomoran judul jika diperlukan.
-
Format Abstrak (Abstract):
- Abstrak seringkali memiliki format khusus, seperti teks miring (italic) atau spasi tunggal. Pastikan Anda mengikuti aturan template jurnal untuk bagian ini.
-
Format Tabel (Tables):
- Penomoran Tabel: Tabel harus diberi nomor secara berurutan (Tabel 1, Tabel 2, dst.) dan diberi judul yang jelas di atas tabel.
- Gaya Tabel: Periksa apakah jurnal memiliki gaya tabel tertentu (misalnya, hanya garis horizontal di bagian atas, bawah, dan di bawah header). Anda mungkin perlu menghapus garis yang tidak perlu atau menambahkan yang sesuai.
- Penempatan Teks dalam Tabel: Pastikan teks di dalam sel tabel rata kiri atau tengah sesuai kebutuhan.
- Format Angka: Jika ada angka dalam tabel, pastikan formatnya konsisten (misalnya, jumlah desimal).
-
Format Gambar (Figures):
- Penomoran dan Judul Gambar: Gambar harus diberi nomor secara berurutan (Gambar 1, Gambar 2, dst.) dan diberi judul (caption) di bawah gambar.
- Penempatan Gambar: Pastikan gambar ditempatkan di dekat teks yang merujuknya, atau di akhir dokumen jika jurnal menginginkannya demikian.
- Resolusi dan Kualitas: Meskipun ini lebih ke persiapan gambar itu sendiri, pastikan gambar memiliki resolusi yang cukup tinggi agar terlihat jelas saat dicetak. Jurnal seringkali meminta file gambar terpisah dengan format tertentu (misalnya, TIFF, EPS) dalam tahap penyerahan akhir.
- Format Teks dalam Gambar: Pastikan teks di dalam gambar (misalnya, label pada grafik) jelas dan mudah dibaca, menggunakan jenis huruf dan ukuran yang konsisten dengan teks utama paper.
-
Format Kutipan (Citations) dan Daftar Pustaka (References):
- Ini adalah area yang paling sering menjadi sumber kesalahan dan penolakan paper.
- Gaya Kutipan: Jurnal akan menentukan gaya kutipan yang digunakan (misalnya, APA, MLA, Chicago, Harvard, Vancouver, atau gaya numerik yang unik). Ini meliputi bagaimana kutipan ditulis dalam teks (misalnya, (Nama, Tahun) atau ) dan bagaimana daftar pustaka disusun.
- Gunakan Alat Manajemen Referensi: Sangat disarankan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen referensi seperti Mendeley, Zotero, atau EndNote. Alat-alat ini memungkinkan Anda untuk mengorganisir referensi Anda dan menghasilkan kutipan serta daftar pustaka secara otomatis sesuai dengan gaya jurnal yang dipilih. Sebagian besar alat ini memiliki plugin untuk Word yang terintegrasi dengan baik.
- Format Daftar Pustaka: Periksa setiap elemen dalam entri daftar pustaka (nama penulis, tahun, judul artikel, nama jurnal, volume, isu, halaman, DOI). Pastikan semuanya sesuai dengan gaya jurnal, termasuk penggunaan huruf miring, tanda baca, dan urutan informasi.
-
Header dan Footer:
- Banyak jurnal yang memerlukan informasi tertentu di header atau footer, seperti nomor halaman, nama singkat paper (running head), atau nama penulis.
- Gunakan fitur "Header & Footer" di Word untuk menambahkan elemen-elemen ini.
- Perhatikan pengaturan "Different First Page" dan "Different Odd & Even Pages" jika jurnal memerlukannya.
-
Penomoran Halaman (Page Numbering):
- Pastikan penomoran halaman mengikuti aturan jurnal. Apakah dimulai dari halaman pertama, atau dimulai dari bagian pendahuluan? Apakah menggunakan angka Romawi untuk bagian awal (seperti daftar isi) dan angka Arab untuk teks utama?
-
Lampiran (Appendices) dan Materi Suplemen (Supplementary Materials):
- Jika paper Anda memiliki lampiran, pastikan formatnya sesuai dengan template jurnal.
Tahap 4: Pemeriksaan dan Revisi Final
Setelah Anda selesai mengadaptasi seluruh dokumen, lakukan pemeriksaan menyeluruh.
- Baca Ulang Pedoman Penulis (Author Guidelines): Jangan pernah mengabaikan langkah ini. Buka kembali pedoman penulis jurnal dan secara sistematis periksa setiap poin yang disebutkan. Bandingkan dengan paper Anda.
- Gunakan Fitur "Check Document" di Word (jika ada): Beberapa versi Word memiliki fitur untuk memeriksa gaya dan format.
- Periksa Konsistensi:
- Apakah semua judul bagian diformat dengan gaya yang sama?
- Apakah semua tabel dan gambar diberi nomor dan judul secara berurutan?
- Apakah kutipan dalam teks dan daftar pustaka sesuai dengan gaya yang dipilih?
- Apakah jenis huruf dan ukuran konsisten di seluruh dokumen?
- Mintalah Rekan Sejawat untuk Membaca: Memiliki rekan peneliti lain untuk meninjau paper Anda, terutama dari segi format, bisa sangat membantu. Mereka mungkin melihat kesalahan yang Anda lewatkan.
- Simpan sebagai File Terpisah: Selalu simpan versi final yang sudah diformat sebagai file terpisah. Ini mencegah Anda kehilangan format asli dokumen Anda.
Tips Tambahan untuk Sukses:
- Mulailah Lebih Awal: Jangan menunda-nunda proses pemformatan hingga detik-detik terakhir. Ini adalah proses yang memakan waktu.
- Gunakan Fitur "Show/Hide ¶": Tombol ini (biasanya di tab "Home" di grup "Paragraph") sangat berguna untuk menampilkan semua karakter yang tidak terlihat (seperti spasi, tab, enter). Ini membantu Anda melihat masalah format yang tersembunyi.
- Perhatikan Detail Kecil: Jurnal seringkali sangat ketat pada detail kecil. Kesalahan dalam format kutipan atau penomoran tabel bisa menjadi alasan penolakan.
- Jika Template Tidak Tersedia: Jika jurnal tidak menyediakan template, Anda harus menggunakan pedoman gaya mereka untuk menyusun format Anda sendiri. Ini membutuhkan pemahaman yang lebih mendalam tentang semua elemen format yang mereka inginkan.
Kesimpulan
Mengubah dokumen Word biasa menjadi template paper jurnal adalah keterampilan penting bagi setiap peneliti. Ini bukan hanya tentang estetika, tetapi juga tentang kepatuhan terhadap standar ilmiah dan profesionalisme. Dengan memahami struktur dokumen, memanfaatkan fitur-fitur Word secara efektif, dan selalu merujuk pada pedoman penulis jurnal target, Anda dapat menciptakan paper yang tidak hanya informatif tetapi juga disajikan dengan cara yang paling menguntungkan untuk diterima oleh komunitas ilmiah. Proses ini mungkin terlihat menantang pada awalnya, tetapi dengan latihan dan ketelitian, Anda akan menjadi mahir dalam mempersiapkan naskah paper jurnal Anda untuk publikasi.
Tinggalkan Balasan